Modellierung der fakultätsinternen Geschäftsprozesse

Projektziel

Ziel dieses Projektes ist die Analyse, Modellierung und Optimierung der fakultätsinternen Geschäftsprozesse. Zur Verbesserung der internen Abläufe und in Vorbereitung für eine spätere Unterstützung durch IT Systeme werden in diesem Projekt die wichtigsten Geschäftsprozesse im Verantwortungsbereich der Fakultäten betrachtet. Damit sind solche Geschäftsprozesse gemeint, die entweder vollständig in einer Fakultät liegen oder nur geringe Schnittstellen zu den Serviceeinheiten der Hochschule besitzen. Unter Verantwortung des Kanzlers der Hochschule läuft parallel ein weiteres Projekt, das sich mit solchen Geschäftsprozessen beschäftigen wird, die hauptsächlich in der Verantwortung der Serviceeinheiten liegen.

Motivation

Eine Voranalyse hat gezeigt, dass selbst die grundlegenden Themengebiete, wie zum Beispiel die Verwaltung von Abschlussarbeiten und Pflichtpraktika in den Fakultäten von ihrem Ablauf unterschiedlich gehandhabt werden und auch unterschiedlich weit durch IT-Systeme unterstützt werden. Die Dekaninnen und Dekane sehen hier großes Potenzial zur Vereinheitlichung und Optimierung der Abläufe im Rahmen der Bemühungen zur Digitalisierung der Hochschule.

Methode

Innerhalb dieses Projektes werden zunächst in Absprache mit den Fakultäten die im Rahmen dieses Projektes zu betrachtenden Prozesse identifiziert und priorisiert. Anschließend wird für jedes Themengebiet der aktuelle Stand durch Interviews mit den jeweils verantwortlichen Personen in den Fakultäten erfasst und modelliert. In Interviews und Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der beteiligten Serviceeinheiten sollen die Schnittstellen besprochen werden. Für jeden Themenbereich wird ein Vorschlag zur Vereinheitlichung der Abläufe erstellt und in der Notation BPMN 2.0 modelliert. Dabei finden Prozessoptimierungen unter Berücksichtigung einer geplanten IT Unterstützung statt.

Digitalisierung der Prozesse

Die Umsetzung der Geschäftsprozesse soll innerhalb des geplanten Campus Managementsystems erfolgen, wobei einzelne Funktionen auch in IT-Systemen umgesetzt werden können, die ausschließlich in den Fakultäten betrieben werden. Die Kommunikation und der Datenaustausch erfolgen über standardisierte Schnittstellen.

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