Modellierung der fakultätsinternen Geschäftsprozesse

Projektziel

Ziel dieses Projektes ist die Analyse, Modellierung und Optimierung der fakultätsinternen Geschäftsprozesse. Zur Verbesserung der internen Abläufe und in Vorbereitung für eine spätere Unterstützung durch IT Systeme werden in diesem Projekt die wichtigsten Geschäftsprozesse im Verantwortungsbereich der Fakultäten betrachtet. Damit sind solche Geschäftsprozesse gemeint, die entweder vollständig in einer Fakultät liegen oder nur geringe Schnittstellen zu den Serviceeinheiten der Hochschule besitzen. Unter Verantwortung des Kanzlers der Hochschule läuft parallel ein weiteres Projekt, das sich mit solchen Geschäftsprozessen beschäftigen wird, die hauptsächlich in der Verantwortung der Serviceeinheiten liegen.

Motivation

Eine Voranalyse hat gezeigt, dass selbst die grundlegenden Themengebiete, wie zum Beispiel die Verwaltung von Abschlussarbeiten und Pflichtpraktika in den Fakultäten von ihrem Ablauf unterschiedlich gehandhabt werden und auch unterschiedlich weit durch IT-Systeme unterstützt werden. Die Dekaninnen und Dekane sehen hier großes Potenzial zur Vereinheitlichung und Optimierung der Abläufe im Rahmen der Bemühungen zur Digitalisierung der Hochschule.

Methode

Innerhalb dieses Projektes werden zunächst in Absprache mit den Fakultäten die im Rahmen dieses Projektes zu betrachtenden Prozesse identifiziert und priorisiert. Anschließend wird für jedes Themengebiet der aktuelle Stand durch Interviews mit den jeweils verantwortlichen Personen in den Fakultäten erfasst und modelliert. In Interviews und Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der beteiligten Serviceeinheiten sollen die Schnittstellen besprochen werden. Für jeden Themenbereich wird ein Vorschlag zur Vereinheitlichung der Abläufe erstellt und in der Notation BPMN 2.0 modelliert. Dabei finden Prozessoptimierungen unter Berücksichtigung einer geplanten IT Unterstützung statt.

Digitalisierung der Prozesse

Die Umsetzung der Geschäftsprozesse soll innerhalb des geplanten Campus Managementsystems erfolgen, wobei einzelne Funktionen auch in IT-Systemen umgesetzt werden können, die ausschließlich in den Fakultäten betrieben werden. Die Kommunikation und der Datenaustausch erfolgen über standardisierte Schnittstellen.


Kontakt


Meilensteine im Projekt

Prozessaufnahme und Bewertung

Seit Projektbeginn haben wir eine Sammlung an fakultätsinternen Prozessen erstellt und diese in acht Hauptbereiche und weitere Teilbereiche untergliedert. Insgesamt sind an die 300 (Teil-)Prozesse erfasst worden. Die Prozesse wurden anhand von verschiedenen Kriterien, wie Arbeitsaufwand und vorhandenem Handlungsbedarf, durch die Fakultäten bewertet und die Rückmeldungen durch das Projektteam ausgewertet.

Gemeinsam mit dem Steuerkreis des Projektes wurden zunächst vier Prozessbereiche ausgewählt, die für eine initiale Bearbeitung in Frage kommen.  Aus dieser Auswahl wurde schließlich der Prozessbereich zur Verwaltung und Organisation der Praxissemester zur Bearbeitung bestimmt.

Prozessbearbeitung - Themenbereich Praktikum

Innerhalb der Bearbeitung dieses Prozessbereiches wurden alle Fakultäten eingeladen, bei der Bearbeitung mitzuwirken. Für die Durchführung der Anforderungsanalyse wurden zunächst die Rahmenbedingungen in Form von gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien recherchiert und individuelle Einzelinterviews mit den Praktikumsbeauftragten der Studiengänge organisiert und durchgeführt. Die aktuellen Abläufe sowie Anforderungen und Probleme wurden erfasst. Anhand dieser Erkenntnisse wurden erste Soll-Prozessmodelle erstellt, die einheitlich für alle Fakultäten umgesetzt werden können. Bei der Neu-Modellierung der Prozesse wurde neben der Vereinheitlichung und Optimierung darauf geachtet, dass die Abläufe möglichst voll-digitalisiert abgebildet werden. Auch die (Teil-)Automatisierung von Aktivitäten zur Entlastung der Praktikumsbeauftragen bei Verwaltungsaufgaben wurde berücksichtigt.

Um Feedback von den Praktikumsbeauftragten zu den Prozessmodellen einzuholen, wurden für jedes Teilprozessmodell zwei Videos erstellt und Fragebögen entwickelt. Durch Whiteboard-Videos sollen die neuen Abläufe und Funktionen auf einfache und anschauliche Weise den Betroffenen nähergebracht werden. In weiteren Videos wurden die Prozessmodelle dargestellt und die einzelnen Aktivitäten und Abläufe erklärt. Über bereitgestellte Fragebögen konnten die Praktikumsbeauftragten zu jedem Prozessmodell Stellung nehmen und Feedback abgeben. Die eingereichten Rückmeldungen wurden im Nachgang ausgewertet und im Bedarfsfall Anpassungen an den Prozessmodellen vorgenommen.